Anonymisierung

Anonymisierung von Empfängerdaten

Seit Version 7.105.23 bietet HVS die Möglichkeit Kundendaten gemäß den Vorgaben der DSGVO zu anonymisieren. In vorhergehenden Versionen kann dies durch den Einsatz der Datenbankarchivierung erreicht werden.

Anonymisierung über die Auskunft in HVS32

Sie können die gewünschten Datensätze in der Auskunft suchen und markieren. Dann werden durch Anwahl des Buttons "Anonymisierung" alle personenbezogenen Daten unkenntlich gemacht. Die Datensätze dürfen nicht gelöscht werden da manche Frachtführer auch nach längerer Zeit noch fordern können Listen oder DFÜ-Dateien erneut zu erzeugen.

Die folgenden Felder werden unkenntlich gemacht:

• Namen
• Strasse
• Ansprechpartner
• Telefon-, Fax- und Mobilfunknummer
• EMail-Adresse
• Avis

Weitere Felder können in Absprache mit dem Heidler-Support eingeschaltet werden.

Zusätzlich ist es möglich bei einer Anonymisierung auch zugeordnete Kundendaten zu löschen, es wird aber empfohlen dies manuell über den Adress-Stamm durchzuführen.

Anonymisierung über die Schnittstelle im Automatik-Polling-Modus

Als Alternative zur Anonymisierung über die Auskunft können auch Anfragen direkt aus einem Vorsystem über eine der zur Verfügung stehenden Schnittstellen wie z.B. SOAP, REST oder SAP-RFC zur Anonymisierung einzelner Datensätze verarbeitet werden.

Die dafür benötigten Parameter finden Sie in der allgemeinen Beschreibung der Automatik-Polling-Funktionen sowie weitere Details in der jeweiligen Schnittstellenbeschreibung.

Löschung durch Datenbankarchivierung

Eine Datenbankarchivierung verschiebt alle Datensätze deren Verarbeitung vor einem wählbaren Datum liegt in eine Archivdatenbank mit wählbarem Speicherort.
Archivdatenbanken sind nicht im HVS32 verlinkt, können von dort aber über den Menüpunkt Sendungen > Archivauskunft aufgerufen werden. D.h. bei einer Archiverung haben Sie dann durch die Wahl des Speicherortes die Möglichkeit nach Ihren Datenschutzregelungen den Zugriff auf Archivdaten für unberechtigte Personen einzuschränken.
Selbstverständlich können Sie die erzeugte Archivdatenbank auch entsprechend komplett löschen.
Nach einer Archivierung befinden sich die über einen Zeitraum definierten/ausgewählten Datensätze dann nicht mehr in der produktiven HVS32 Datenbank.

Eine Anonymisierung kann auch innerhalb von Archivdatenbanken erfolgen, hierzu muss die Archivdatenbank in das HVS eingebunden werden: Sendungen:_Archiv-Auskunft und anschließend kann wie oben beschrieben ein datensatz anonymisiert werden.
Für die Datenbankarchivierung stellen wir zwei Tools zur Verfügung.

1)Erweiterungsmodul Automatische Datenbankarchivierung
Datensätze werden nach voreingestelltem Zeitraum automatisch in eingestellten Intervallen aus der Produktivdatenbank gezogen und archiviert. Die automatische Datenbankarchivierung bietet auch eine Option die selektierten Datensätze nicht in eine Archivdatenbank zu verschieben sondern direkt zu verwerfen/löschen, um sich so den Schritt der Archivdatenbank-Löschung bei einer erzeugten Archivdatenbanken zu sparen.
Weitere Details sehen Sie hier: HVS32 Datenbank Archivierungs Dienst

2)Manuelle Datenbankarchiverung
Anhand eines Kommandozeilentools kann die Datenbank archiviert/bereinigt werden.
Weitere Details: Datenbankbereinigung