Leitfaden zur Integration neuer Frachtführer

Anbei finden Sie einen Leitfaden welcher zur Unterstützung bei der Integration neuer Frachtführer in ein bestehendes HVS32, oder aber auch im Rahmen eines Neuprojektes bei der initialen Frachtführer-Abnahme unterstützen soll.

Einleitung

Bevor ein neues Frachtführermodul (unabhängig ob in Neusystem oder Bestandssystem) in Betrieb genommen werden darf, muss eine Abnahme der über das Modul generierten Labels und EDI Daten gemacht werden.
Die Abnahme/Freigabe wird auf Basis der vom Systembetreiber (Versender) eingereichten Testlabels und Testdaten vom Frachtführer durchgeführt/erteilt.

Es muss durch den Versender sichergestellt sein, dass für alle in der Produktivnutzung geplanten Services (Express, Nachnahme, Transportversicherung, etc), Verpackungen, Frankaturen, Avise usw. jeweils entsprechende Testfälle durchprozessiert werden und zur Abnahme an den Frachtführer eingereicht werden.
Nur so kann geprüft werden, dass alle projektspezifischen Daten von Schnittstelle Hostsystem -> HVS32 -> Frachtführer konsistent und inhaltlich korrekt sind, den Frachtführer-Spezifikationen entsprechen, die Vereinbarungen zwischen Frachtührer und Versender eingehalten werden und somit bei einer Produktivnutzung keine unerwarteten Fehler entstehen.

Wird keine oder keine vollständige Abnahme zwischen Versender und Frachtführer durchgeführt und es wird in diesem Status über das neue Frachtführermodul produktiv versendet, kann es im Worst-Case zu manueller Nachbelabelung beim Frachtführer (und damit Nachberechnung/Strafzahlung) kommen, sowie zu Zustellungsverzögerungen oder gar Rücksendungen zum Versender.

Bereitstellung Betriebsparameter (MVB)

Bevor eine Installation eines Frachtführermodules geschehen kann, ist es vom Versender erforderlich alle notwendigen Betriebsparameter und für die Integration relevanten Informationen vom jeweiligen Frachtführer einzuholen und an Heidler weiterzuleiten.

Zur Unterstützung stellen wir sogenannte "Modulvorbereitungsblätter" (MVB) bereit. Hierbei handelt es sich um Formulare welche vom Frachtführer für den Versender ausgefüllt werden müssen, und somit alle relevanten Informationen abfragen.

Ohne die Bereitstellung der über das Formular abgefragten notwendigen Betriebsparameter (Kundennummer, Depotinformationen, Nummernkreise, genutzte Services, EDI Format, Upload-Account, ...) ist eine Installation des Frachtführermodules nicht möglich.

Erstellung Testszenario

Nach der Installation eines neuen Frachtführermodules auf Basis der vom Versender & Frachtführer bereitgestellten Informationen (Modulvorbereitungs-Formulare), ist es vom Versender erforderlich ein Testszenario anzulegen.

Es muss ein Testszenario angelegt und durchprozessiert werden, welches alle später zu nutzenden Servicekombinationen abbildet.
Diese Testfälle sollten demnach alles aus den nachfolgenden Möglichkeiten abdecken, welche auch Produktiv genutzt werden sollen und zwischen Versender und Frachtführer vertraglich vereinbart wurden:

• Sonderdienste/Services (Express, Retoure, Bis/Fixtermin, Nachnahme, ...)
• Avise/Anöieferhinweise (nur bei Speditionen möglich, z.B.: Telefonische Avisierung, Anlieferung mit Hebebühne etc)
• Zusatzleistungen (Höherversicherung, Sperrgut, Lieferung an Packstation...)
• Frankaturen (FreiHaus, Unfrei, Verzollt/Versteuert,...)
• Verpackungsarten (Karton, Euro Flachpalette, Colli...)

Durchführung Testing

Sobald eine vollständige Liste mit angelegten Aufträgen für sämtliche Servicekombinationen erstellt wurde, kann anhand dieser der Gesamtprozess von Datenübertragung Hostsystem -> HVS32 -> Carrier getestet werden.

So sollte bestenfalls eine Art Checkliste erstellt werden um den Test/Abnahmeprozess zu protokollieren und um kein Testfall zu vergessen.
Möglicher Aufbau einer solchen Testcase Checkliste:

LieferscheinNr	Service	Frankatur	Verpackung	Zusatzservice/-info/Anlieferhinweis
000001	GLS Standard	Frei Haus	Karton	-
000002	GLS Express 10.00Uhr	Frei Haus	Karton	-
000003	GLS Nachnahme	Frei Haus	Karton	100€

Diese Testaufträge müssen dann über die Schnittstelle mit allen Testcase relevanten Schnittstelleninhalten (Beispiel 000003 benötigt die zusätzlichen Übergabewerte "Nachnahmewert" + "NachnahmeWährung") an das HVS32 gesendet und verarbeitet werden.
Bei manueller Verarbeitungsart (zB durch Scan eines Lieferscheins), kann es je nach Schnittstelleninhalten noch erforderlich sein, weitere Eingaben während der Verarbeitung im HVS32 zu erfassen damit das Label gedruckt werden kann. Dies kann im Beispiel 000003 der Nachnahmewert sein, sofern dieser nicht vom Hostsystem (ERP/LVS) in den Lieferscheindaten an das HVS32 übermittelt werden können.

Einreichung Testdaten

Sobald alle Testcases verarbeitet wurden und somit alle Labels in ordentlicher Qualität (nichts abgeschnitten, sattes Druckbild...) vorliegen, muss ein Tagesabschluss im HVS32 für das neue Frachtführermodul gemacht werden.
Der Tagesabschluss druckt eine Liste, welche alle Sendungen/Pakete enthält die für diesen Auftraggeber und Frachtführer verarbeitet wurden.
Zusätzlich wird eine sog. EDI Datei erzeugt, welche im Ordner ...\HVS32\Frachtführername\FFDatei gespeichert wird.

Zur Einleitung der Abnahme muss somit folgendes gesammelt an den Frachtführer-Ansprechpartner mit der Bitte um Prüfung gesendet werden:

• alle gedruckten Testcase Labels (physikalisch oder per PDF Scan, abhängig vom Frachtführer)
• zugehörigen Tagesabschluss Liste
• zugehörige EDI Datei

Im nächsten Schritt wird der Frachtführer nach entsprechender Bearbeitungszeit (erfahrungsgemäß ca. 2-3 Wochen) Rückmeldung zu den eingereichten Testlabels/daten geben.
Diese Rückmeldungen müssen an den zuständigen Projektbearbeiter bei Heidler, in das für die Frachtführerintegration relevante Ticket weitergeleitet werden.

Korrekturschleifen

Anhand der Rückmeldungen müssen dann ggf. Anpassungen der Betriebsparameter oder auch Schnittstelleninhalte durchgeführt werden, und eine Korrekturschleife (erneutes Testing + Einreichung Testlabels/Daten) vollzogen werden.

Eventuell fordert der Frachtführer noch ergänzende Testfälle zu bestimmten Zielregionen, Services etc.

Sobald der Frachtführer alle Testdaten/-labels ohne Fehler geprüft und bestätigt hat, sollte eine Freigabe durch den Frachtführer-Ansprechpartner erteilt werden um mit diesem System/Modul produktiv versenden zu dürfen.

Mit der erfolgreichen Abnahme/Freigabe stellt der Frachtführer auch einen SFTP Upload Account bereit, welcher im Heidler-ComManager hinterlegt und aktiviert werden muss. Dieser Account wird benötigt um die EDI Daten bei Tagesabschluss an den Frachtführer zu übertragen. Sobald dieser Account hinterlegt und aktiviert ist, werden somit bei einem Tagesabschluss die EDI Daten auf die produktiven Frachtführer-Server hochgeladen, es sollten demnach ab diesem Zeitpunkt keine Tests mehr gemacht werden.

Go-Live

Nach erfolgreicher Abnahme und der Aktivierung des EDI Tagesabschluss Uploads steht dem Go-Live und somit der produktiven Verwendung des Frachtführermodules nichts mehr im Wege.

An den ersten Tagen sollte die Tagesabschlussübertragung zwischen Versender und Frachtführer geprüft werden, sodass der Frachtführer die Dateneingänge proaktiv prüft und bestätigen kann dass alles ohne Fehler verarbeitet werden kann.

Zusammenfassung

Vollständige Betriebsparameter vom Carrier einholen und an Heidler senden Lizenzierung und Installation des Carrier-Modules durch Heidler Auflistung aller einzusetzenden Testcases (Sonderdienst/Verpackung/Frankatur Kombinationen) durch Versender/Systembetreiber Durchführung der Tests über Gesamtprozess (Hostsystem -> HVS32) durch Versender/Systembetreiber Optische Prüfung der gedruckten Testlabels durch Versender/Systembetreiber Durchführung Tagesabschluss mit lokal erzeugter EDI Datei durch Versender/Systembetreiber Einreichung der Test EDI Daten + Testlabels (samt Auflistung aus 3.) durch Versender/Systembetreiber an Frachtführer-Ansprechpartner zur Prüfung Weiterleitung der Rückmeldungen an Heidler ggf. Korrekturschleifen Erhalt der SFTP Uploadparameter und Freigabe durch Frachtführer Aktivierung SFTP Upload durch Heidler Go-Live mit anschließender Prüfung der ersten Datenübertragungen durch Kunde+Frachtführer