HVS32 Datenbank Archivierungs Dienst

Features

HVS32 - vollautomatisierte, zeitgesteuerte Datenbank Archivierung.
Der HVS32- Datenbank Archivierungs Dienst bietet die Möglichkeit zu bestimmen, wann und welche Versanddaten automatisch in eine Archiv Datenbank archiviert werden sollen.
Mittels dem Scheduler kann das Intervall der Archivierung konfiguriert werden. Zudem werden automatisch vor der Archivierung Wartungsarbeiten und Performance Verbesserungen an der Datenbank durchgeführt, so dass immer eine performante HVS32 Datenbank im Zugriff gewährleistet ist. Außerdem wird im Fehlerfall automatisch eine E-Mail zur Benachrichtigung erzeugt.

 

Systemanforderungen

• mind. 4 x Größe der HVS32 Datenbank als freier Festplatten Speicher*
• mind. 2 GB Arbeitsspeicher
• Windows User mit vollen Administratorenrechte (User sollte über cmd Befehl net stop Dienste stoppen und starten können)
• Windows Server 2008 64-bit / Windows 10 64-bit oder höher
• Firebird 2.5

* Alternativ kann die Archivierung auf eine separate Partition ausgelagert werden. Die Speicheranforderungen sind dann:

• 3x Größe der HVS32 Datenbank auf der ausgelagerten Partition
• 1x Größe der HVS32 Datenbank auf der Datenbank-Partition für eine weitere Sicherheitskopie

(siehe Datenbank Konfiguration -> Arbeitsverzeichnis für die Konfiguration einer ausgelagerten Partition)

 

Einrichtung

Der HVS32 Datenbank Archivierungs Dienst kann über den DBServiceKonfigurator im DBService Installationsverzeichnis konfiguriert werden.

 

Datenbank Konfiguration

In diesem Dialog können sämtliche Parameter für die Verbindung zur HVS32 Produktiv sowie Archiv Datenbank gesetzt werden.

Server: hier muss die IP des Servers hinterlegt sein auf dem der Firebird Dienst installiert ist.
Port: hier muss der Port des Firebird Dienst hinterlegt werden (Bei Firebird "3050" als Standard).
Datenbank: kompletter Pfad zur HVS32 Produktiv Datenbank inkl. Dateiname.
Benutzer: Firebird Datenbank Username
Password: Firebird Datenbank Passwort

Archiv erstellen: Diese Option bestimmt, ob ein Archiv erstellt werden soll, oder ob die zu archivierenden Daten gelöscht werden sollen.

Diese Option kann sinnvoll sein, wenn man DSGVO Löschfristen nach Absprache mit dem DSB in einem bestimmten Intervall automatisiert einhalten möchte.

Achtung: Die zu löschenden Daten sind dann unwiderruflich verloren!

Archiv-Pfad: Pfad zum HVS32 Archiv-Ordner.
Archivname: Dateiname des Archives

Arbeitsverzeichnis: (optional) Das Verzeichnis in dem die Archivierung arbeiten soll.

Achtung: Der Pfad darf nicht dem HVS32-Datenbank-Verzeichnis entsprechen.

Hier hat man die Möglichkeit, einen Großteil des benötigten Festplattenspeichers auf eine andere Partition auszulagern.

Diese Option kann also nützlich sein, wenn auf der HVS32 Partition nicht genügend Speicherplatz zur Verfügung steht und eine Erweiterung der Partition nicht so einfach möglich ist (siehe Systemanforderungen).

Sweep Intervall: Anzahl Transaktionen bevor ein Sweep ausgeführt werden soll (Default: 20.000).

Archivierung Konfiguration

In der Archivierung Konfiguration haben Sie eine Unterauswahl an Konfigurationspunkten zur Auswahl:

 

Archivoptionen

In den Archivoptionen können Sie den Zeitraum der zu archivierenden Daten festlegen sowie Sondereinstellungen für die Archivierung vornehmen.

Im Standard-Intervall definieren Sie den Zeitraum für alle nicht speziell definierten Intervalle. Ein Intervall beschreibt immer, wie lange Daten in der Produktiv-Datenbank gespeichert bleiben sollen. In diesem Beispiel von 2 Wochen heißt das: Alles was älter ist als 2 Wochen wird archiviert, alles was jünger ist als 2 Wochen, bleibt in der Produktiv-Datenbank.

Spezial-Intervalle

Sie können für verschiedene Arten von Sendungen (offen, tagesabgeschlossen, storniert, …) unterschiedliche Intervalle festlegen oder sogar die Archivierung für diese Art von Sendungen komplett deaktivieren.

Zusätzliche Einstellungen

Sendungen mit verlorenen Referenzen löschen:

Manche Sendungen können die interne Referenz unter bestimmten Umständen verlieren. Dies könnte z.B. passieren, falls während der Verarbeitung einer Sendung ein Ausnahmefehler auftritt. Die Datensätze werden nicht weiter gebraucht, können aber das Löschen von Listen und EDI-Dateien verhindern.
Sollten Sie nach einer Archivierung Phantom-Einträge für Listen oder EDI-Daten haben, können Sie diese Funktion aktivieren. Bitte beachten Sie aber, dass die Suche nach Sendungen mit verlorenen Referenzen z.T. sehr lange dauern kann.

Backup & Restore vor der Archivierung:

Dies wird einen Backup & Restore vor der Archivierung ausführen. Dies kann Performance-Probleme bei der Archivierung beheben, der Vorgang selbst wird aber einige Zeit in Anspruch nehmen. Der Backup & Restore nach der Archivierung wird immer und unabhängig von dieser Einstellung durchgeführt.

Empfehlung: Aktivieren, wenn der Scheduler auf einen größeren Zeitraum eingestellt ist (mehrere Monate).

Scheduler

Der Scheduler ermöglicht Ihnen, genau festzulegen, wann eine Archivierung durchgeführt werden soll.

Sie haben hierbei die Auswahl zwischen einem täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder einem benutzerdefinierten Zeitplan.
In der wöchentlichen Archivierung können Sie festlegen, an welchen Wochentagen die Archivierung ausgeführt werden soll.
In der monatlichen Archivierung können Sie festlegen, an welchen Monaten und wann innerhalb dieses Monats eine Archivierung ausgeführt werden soll. Sie haben entweder die Möglichkeit ein festes Datum (z.B. am 1. jedes Monats) über Stichtage festzulegen oder über einen festen Wochentag (z.B. am letzten Samstag eines Monats).
Der benutzerdefinierte Zeitplan ermöglicht es Ihnen, einen CRON-Ausdruck zu hinterlegen. Sie finden in dieser Auswahl auch eine kleine Beschreibung, wie ein CRON-Ausdruck aussehen sollte.
Der Test-Button gibt Ihnen eine Auflistung aller geplanten Ausführzeitpunkte, welche Sie konfiguriert haben.

 

Service Start/Stop Optionen

Hier können Sie auswählen welche Services vor der Archivierung beendet werden sollen bzw. nach der Archivierung wieder gestartet werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass der Firebird-Server automatisch mehrmals während der Archivierung neu gestartert wird und somit nicht dieser Liste hinzugefügt werden darf.

 

Reihenfolge

1. DataGateway (Guardian falls vorhanden, dann Server)
2. HVS32 Monitoring
3. Statusdaten Manager
4. Alle weiteren Services, die vom Firebird abhängen

HVS32 Start / Stop Optionen

In diesem Dialog kann bestimmt werden, welche Prozesse vor Beginn der Archivierung gestoppt werden sollen und welche Packstationen nach der Archivierung wieder gestartet werden sollen.

HVS32 Pfad: Um die Packstationen starten zu können, muss der Archivierungsdienst wissen, wo sich das HVS32 befindet. Bitte geben Sie hier das Hauptverzeichnis des HVS32 an.
Windows User: Um die Packstationen starten zu können, benötigt der Archivierungsdienst die Domäne \ den Windows Benutzer, welcher zum Zeitpunkt der Archivierung angemeldet ist.
HVS32 Stop Optionen: Hier können Sie angeben, welche Prozesse vor Beginn der Archivierung beendet werden sollen. Bitte geben Sie hier die Prozessnamen an, z.B. „HVS32.exe“.
HVS32 Start Optionen: Hier können Sie angeben (sofern ein korrekter HVS32 Pfad hinterlegt wurde), welche Packstationen automatisch nach der Archivierung wieder gestartet werden sollen.

 

Email Konfiguration

In diesem Dialog können sämtliche Email Einstellungen wie z.B. SMTP Server, User, Password gesetzt werden, so dass im Fehlerfall eine automatische Email Benachrichtigung versendet wird.

SMTP-Server: IP Adresse des Email Servers
SMTP-Port: Port des Email Servers
SMTP-Benutzer: Username eine SMTP Users
SMTP-Password: Passwort des SMTP Users
TLS: Abgesicherte Verbindung über TLS
Absender-Adresse: Email Adresse des SMTP Users
Empfänger-Adresse(n): Email Adresse bei Fehlermeldungen der Archivierung, weitere Mail Adressen können kommasepariert hinterlegt werden
CC-Adresse(n): Zusätzlich können Sie explizit CC-Adressen kommasepariert eingeben

Zusätzliche E-Mails:
Bei Erfolg: Es wird auch bei erfolgreicher Archivierung eine Mail verschickt.
Archivierungsbenachrichtigung: Eine Erinnerung verschicken 3 Tage bevor eine Ausführung stattfindet.

 

Troubleshooting

Checkliste

Sollte der Dienst auf einen Fehler laufen:

1. Prüfen ob die Datenbankdatei HVS32.fdb unter [HVS32]\database vorhanden ist.
2. Prüfen ob der Windows-Dienst "Firebird Server - DefaultInstance" gestartet ist.
3. Der Versand kann nun fortgesetzt werden
4. Archivierungsfehler im Log (\HVS32DBService\logs) prüfen und wenn möglich beheben (z.b. Festplattenplatten Platz nicht ausreichend)
5. Archivierungsdienst wieder starten

HVS32.fdb nicht vorhanden

Ist im gleichen Verzeichnis eine Datei "HVS32.fdb_ORIGINAL.FDB" vorhanden?

Diese Datei umbenennen in HVS32.fdb

Falls nein: Ist im Installationsverzeichnis der Datenbank-Archivierung eine Backup.zip vorhanden?

HVS32.fdb aus dem Archiv entpacken.

Falls nein: Bitte Support kontaktieren

Firebird läuft nicht

Sie können nach der Prüfung der Datenbank-Datei den Firebird Dienst wieder starten.

Archivierungsfehler prüfen und beheben

Sie erhalten mit einer fehlerhaften Archivierung und bei eingerichteter E-Mail Benachrichtigung eine E-Mail über den Fehler.

Bitte prüfen Sie anhand der Fehlermeldung die Fehlerursache und beheben diese.

Bei Problemen oder Unklarheiten zur Fehlermeldung steht Ihnen unser Support zur Verfügung.

Archivierungsdienst wieder starten

Im Normalfall beendet sich der Archivierungsdienst nach einem Fehler automatisch.

Sobald Sie die Fehlerursache behoben haben, starten Sie den Dienst bitte wieder vor der nächsten geplanten Archivierung.