Report für nicht leitcodierbare DHL Pakete

Allgemein Funktion

Über eine im HVS32 verfügbare Report-Option ist es möglich, einen Report in Datei-Form zu erzeugen, der die während eines Drucktages angefallenen DHL-Pakete ohne ermittelbaren Post-Strassen-Leitcode auflistet. (Für solche Pakete erhebt dann DHL bei der Abrechnung üblicherweise einen Gebühr-Zuschlag von derzeit 49 Cent.) Der Report listet die relevanten Paket-Details dazu auf.

Ziel-Verzeichnis

Als Ablage-Verzeichnis der zu erstellenden Reports ist das HVS32-Unterverzeichnis HVS32\Post\LeitcodeFehlerReports vorgesehen.

Bei Bedarf kann noch ein Weitertransfer der erzeugten Reports per E-Mail eingerichtet werden.

Ausgabe-Dateiformat

Das Report-Ausgabeformat kann PDF, XLS oder TXT/CSV sein, als Default wird bei der Einrichtung das TXT/CSV-Format vor-eingestellt.

Trigger der Report-Erzeugung

Es wird über eine einstellbare Post-Konfigurator-Option aktiviert, dass der Leitcodefehlerreport im Zuge des Post-Tagesabschlusses automatisch mit erzeugt wird.

Unabhängig davon kann auch bei Bedarf ein manueller Anstoß über die HVS32-Menüoption Sendungen / Reporte drucken erfolgen.

Report-Inhalt

Gelistet werden die relevanten Details zu allen nicht-leitcodierten Packstücke, die an dem Tag bis zum Report Zeitpunkt verarbeitet wurden:

• Ziel-Adress-Angaben wie Straße, PLZ und Ort
• Fehler-Status, warum die Leitcodierung nicht erfolgen konnte
• weitere kennzeichnende Details zum Packstück wie die Auftraggeber-ID, Kunden-Nr, Lieferschein-Nr, Paket-TrackingNr

Einschränkungen

Der Report kann nicht per Auftraggeber in separate Dateien aufgefächert und nicht separat weiter transferiert werden, sondern nur zusammenfassend für alle Auftraggeber, für die DHL Paket/Post-Packstücke abgewickelt wurden.

Die Einträge des Reports sind aber nach Auftraggeber-ID sortiert, innerhalb derselben Auftraggeber-ID dann nach Ziel-PLZ, Ziel-Ort, Ziel-Straße.

Einrichtung des Reports

Die grundsätzliche erste Einrichtung der Leitcodefehler-Reporterzeugung beim Post-Tagesabschluss kann im Post-Konfigurator (Menü Setup / Konfigurator / Post) getätigt werden.

Im Post-Konfigurator-Unterfenster Leitcode sind dazu folgende Optionen verfügbar:

Über den „Einrichten“-Knopf werden die für die Report-Option grundsätzlich notwendigen Parameter im Programmstand eingerichtet.

Nach den automatisch erfolgten Schritten dazu erscheint folgende Meldung:

Die zunächst gesperrte Häkchen-Box „Leitcodefehler-Report beim Tagesabschluss“ ist dann freigegeben zur Verwendung und ist dann auch bereits angehakt ( der „Einrichten“-Knopf fürs grundsätzliche Einrichten ist danach dann ausgeblendet ):

Einstellmöglichkeiten

Ausgabe-Dateiformat abändern:

Das Abändern des Ausgabe-Dateiformats geschieht im HVS32-Menü Setup / Konfigurator / Allgemein über den Unter-Menüpunkt Systemeinstellungen / Ausgabekanäle.

Hier wählt man den Ausgabekanal „PostLeitcodeFehlerReport“ an und betätigt den Knopf „Konfigurieren“.

Das Dateiformat stellt man über die entsprechende „Dateiformat:“ ein. Sinnvolle Formate für den Vorgang sind hier TXT, XLS oder PDF.

Je nach Format werden noch spezifische Einstellungs-Details angezeigt. Folgende Einstellungen sind hier je nach Dateiformat sinnvoll:

- TXT - Dateiformat

- XLS – Dateiformat

- PDF – Dateiformat

Die Einstellungen „Zielpfad:“ und „Dateiname:“ müssen nicht abgeändert werden, hier können die Standard Belegungen beibehalten werden, diese sind.

Zielpfad: HVS32RootPath + "\\Post\\LeitcodeFehlerReports"

Dateiname: "PostLeitcodeFehlerReport_"+Datum+"_"+FormatDateTime( "yyyymmdd_hhnnss", CurrentDateTime())+ "." + if (Dateiformat == "TXT", "csv", Lower( Dateiformat ))

Report Transfer via E-Mail

Ein Weitertransfer der Reports (z.B. per E-Mail) wird in der Basis-Einrichtung nicht mit aktiviert.

Die Voraussetzungen für eine mögliche Weiterleitung der Reports per E-Mail sind, dass

• die Heidler – ComManager – Instanz installiert und verfügbar ist
• beim Versender eine geeignete SMTP-Server-Instanz und ein E-Mail-User dazu verfügbar ist, über den das Mailing laufen kann

Die Aktivierung des Weitertransfers per E-Mail kann dann über folgende Schritte getätigt werden:

• Über das Konfigurations-Menü der installierten ComManager – Instanz kann -falls das nicht bereits für anderweitige E-Mail-Transfer-Vorgänge geschehen ist im ComManager über den Reiter „Server“ ein SMTP-Server-Eintrag hinzugefügt werden. Benamung ist üblicherweise smtp_01. Für diesen Server sind dann im ComManager-Konfigurations-Menü die Details wie Absender-E-Mail-Adresse, Absender-Name und die relevanten Server-Zugangs-Parameter hinterlegbar.

• Wenn das erfolgt ist, können im HVS32-Menü Setup / Versand-Stammdaten / Bearbeiten, Unter-Menüpunkt Kommunikationspunkte im bestehenden Eintrag „PostLeitcodeFehlerReport“ noch die relevanten Parameter dazu hinterlegt werden:

Funktion: sendMessage
Modul: smtp_01 (bzw. den dazu im ComManager angelegten SMTP-Server anderen Namens)
Parameter:
an: Empfänger-E-Mail-Adresse
cc: /bcc: ggfs. zusätzliche Empfänger-E-Mailadressen
Betreff: fixer Betreff-Text, z.B. „Post-Leitcodefehler-Report“
Text: fixer E-Mail-Text, z.B. „Pakete mit Leitcodefehler des aktuellen Tages“

Im HVS32-Menü Setup / Konfigurator / Allgemein über den Unter-Menüpunkt Systemeinstellungen / Ausgabekanäle wählt man dann den Ausgabekanal „PostLeitcodeFehlerReport“ an und betätigt den Knopf „Konfigurieren“. In der Einstellungsoption Komm. Aufgabe unten links stellt man dann die Aufgabe „PostLeitcodeFehlerReport“ ein:

Die Änderung wird mit dem „OK“-Knopf abgespeichert.